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¿QUIÉN HACE POSIBLE MI EVENTO?

Los eventos son un esfuerzo multidisciplinario en donde distintos conocimientos y habilidades se conjugan para lograr el cumplimiento de un objetivo que ha sido establecido previamente.

Por ende, es mejor preguntar, ¿quiénes hacen posible mi evento?

Todo comienza con un objetivo, ¿qué quiero lograr con mi evento? A partir de esta pregunta un equipo de producción comienza a gestar ideas, conceptos y las estrategias de difusión que conllevan cada propuesta.

 

Los equipos de producción son prácticos, analíticos y comprometidos. Tres destrezas clave para la realización efectiva de un evento.

Cada equipo es único. Su estructura y dinámica cambian dependiendo de distintos factores como: tipo de evento, requerimientos del cliente y presupuesto. Sin embargo, para establecer una estructura básica de un equipo de producción, es importante considerar los siguientes cargos:

 

 

 Producción: Un amplio cargo que se encarga de volver realidad las ideas y conceptos que están en la imaginación del equipo. Los productores suelen cumplir un papel de líder en su esfuerzo por coordinar necesidades de cada departamento.

Se encargan de la atención y búsqueda de proveedores, distribución de presupuestos y, en general, la correcta ejecución de todos los procesos del evento, desde el montaje hasta el desmontaje. Un productor está en todas partes a través de los miembros de su equipo a quienes releve ciertas funciones.

 

Ejecutivos comerciales: Es el nexo entre el cliente y el resto del equipo, un individuo encargado de velar por el respeto del presupuesto y los intereses de ambas partes. De ser necesario, son los encargados de establecer alianzas beneficiosas con auspiciadores.

 

Asistencia de producción: La mano derecha del productor, previo al evento se encarga de apoyar en cualquier tarea, sea presupuestaria, de contacto con proveedores o de búsqueda de staff.

Durante el evento es el encargado de velar por la funcionalidad logística del evento, debe, junto al productor, velar por la correcta y fluida funcionalidad de cada detalle y todos los que ayudan en su realización, desde su inicio hasta la finalización.

 

Creativos (comunicación y diseño): Este departamento suele poseer mayor cantidad de personas y son los encargados de crear un concepto comunicacional y visual consistente durante toda la campaña de difusión del evento, desde su lanzamiento al público hasta la conclusión del evento.

Este equipo debe comprender diseñadores, publicistas, profesionales de marketing, redes sociales y más. Todo dependerá de la naturaleza del evento y el presupuesto destinado. Son los encargados de generar flyers, mailing, piezas para redes sociales y más.

 

Inscripciones: Un equipo destinado al trato directo con los asistentes de los eventos. Dependiendo del evento, puede haber una lista de inscrito o de invitados especiales, el manejo y trato de estas personas es exclusivo del equipo de inscripciones y atención al cliente.

El grupo de inscripciones maneja y controla la entrada de personas al evento, el proceso de acreditación y los problemas que se puedan presentar con los inscritos o invitados.

Es esencial elegir los miembros correctos para formar un equipo funcional con un líder que maneje transparentemente cada evento y a cada miembro, relevando tareas que lo saturen y permitiendo a cada uno explotar sus talentos.